La dématérialisation fiscale, une méthode de travail motivante !

Dans le but de ne plus utiliser du papier et de réduire les opérations manuelles, les entreprises se lancent actuellement dans la dématérialisation de documents. Il s’agit donc d’accorder plus de place à l’informatique et de traiter les documents de manière dématérialisée, ou plus précisément sous format électronique. Par conséquent, tous les secteurs et directions de l’entreprise sont concernés par ce nouveau challenge, notamment la comptabilité qui s’occupe des factures. D’où, on parle de dématérialisation fiscale. Celle-ci est encadrée par des dispositifs légaux en France tels que le CGI de 2001 et la loi de simplification de la vie des entreprises de 2014.

Les types et les formats des factures dématérialisées

Contrairement à une simple facture qui est échangée par voie électronique entre le fournisseur et le client et qui est ensuite imprimée en papier, la dématérialisation fiscale n’utilise que la version électronique. Cependant, elle doit être conforme aux recommandations des normes fiscales pour être certifiée et pour avoir une valeur de preuve en cas de contrôle par l’administration fiscale. Par ailleurs, il y a lieu de préciser qu’on peut classer les factures électroniques en deux catégories bien distinctes : d’un côté, il y a les factures structurées qui comprennent des formats précis de syntaxe et de balisage. Elles suivent donc des modèles déjà prédéfinies en avance permettant aux utilisateurs de retrouver rapidement les informations essentielles dans un document, dont : le nom du client, le numéro de commande, la TVA et le montant total à payer. Notons que ce type de factures adopte souvent des formats spéciaux comme : l’EDI, l’XML ou l’IDoc. D’un autre côté, il y a les factures non structurées qui prêtent aussi le format électronique, mais qui ne peuvent pas être modifiées. Elles sont un peu difficiles à interpréter, mais ceci n’empêche pas aux utilisateurs de les employer. Leurs formats les plus courants sont le PDF et le JPEG. Certains agents utilisent même les formats Word et Excel, mais ces derniers ne sont pas très conseillés, car ils sont réversibles.

Les principaux avantages de la dématérialisation fiscale

Comme pour tous les autres domaines de l’entreprise qui sont touchés par la dématérialisation de documents, le domaine de la comptabilité aussi bénéficie de tous les avantages de cette nouvelle technique de travail. En effet, la facturation par voie dématérialisée peut privilégier tout d’abord des gains financiers à l’entreprise. Il n’y a plus lieu ni d’utiliser du papier ni de dépenser beaucoup d’argent pour le traitement des envois. Ensuite, la dématérialisation fiscale offre aussi un gain de productivité à l’entreprise, car les opérations manuelles sont réduites et les intervenants se concentrent un peu plus sur les tâches avec valeur ajoutée. Soulignons que la dématérialisation des factures ne concerne pas uniquement l’édition, le traitement, la certification et les expéditions des factures, il s’agit également de réaliser un archivage électronique qui consiste à classer efficacement les documents de façon à les retrouver immédiatement en cas de besoin. De plus, il est tout à fait possible de consulter les factures dans des contextes mobiles grâces aux coffres forts électroniques ; ou encore d’intégrer ces derniers avec des logiciels spéciaux de facturation tels que le SAP. C’est ce qui va d’ailleurs leur donner une valeur probante et irréfutable. Enfin, l’utilisation de factures dématérialisées permet au personnel de bénéficier d’un gain de temps, car celle-ci évite tout déplacement ; et la transmission des documents et l’encaissement se font rapidement.