LAD et RAD, l’application de la dématérialisation de documents dans les entreprises !
Dans une optique de « zéro papier », la dématérialisation de documents est considérée comme l’une des meilleures solutions pour les entreprises car l’utilisation du papier entraîne beaucoup trop d’inconvénients dans le monde professionnel. En effet, non seulement celle-ci est la cause d’une dégradation importante de l’environnement, mais il y a lieu d’admettre qu’elle rend nos tâches difficiles et coûteuses. Avec des documents physiques, on est toujours obligé de les éditer et de les classer manuellement. Ce qui peut nous prendre des heures à réaliser peu de travail, et ce qui peut en même temps occuper beaucoup de places dans nos bureaux. Par conséquent, on trouve qu’il n’y rien de plus meilleur que d’effectuer toutes les tâches automatiquement de manière dématérialisée. Autrement dit, il s’agit donc d’opter pour le format numérique et d’utiliser des logiciels efficaces, tels que la LAD et la RAD.
La LAD, un outil de capture des documents initiaux vers des documents numérisés
La Lecture Automatique de Documents ou LAD est une technologie qui sert à extraire des informations textuelles sur des documents numérisés grâce à un autre outil appelé OCR ou Reconnaissance Optique de Caractères. Elle englobe donc tous les processus de capture de données sur les documents physiques et complète en quelques sortes les logiciels EDI et GED. Normalement, les documents qui sont traités par la LAD sont de type formulaires structurés ; formulaires semi-structurés ou encore formulaires avec cases à cocher comme les QCM. Notons que ce ne sont pas forcément les documents en papier qui sont détectés par ce logiciel mais il est aussi capable de numériser d’autres supports comme les plaques minéralogiques par exemple. Les données ainsi perçues vont alimenter un système d’informations. D’où l’efficacité de la LAD qui permet de fournir l’intégralité des informations grâce à l’application d’une chaîne de traitement particulière. Par ailleurs, c’est l’OCR qui va définir le rapport de caractères capturés ainsi que le rapport de toutes les pages saisies et elle va être additionnée à une phase de vidéocodage qui va reconnaître les informations mal insérées ou mal saisies, voire même les erreurs. Quant à l’ICR, elle va cerner spécialement les données manuscrites ou dactylographiées.
La RAD, un outil de triage et de classement des documents numérisés
En revanche, la Reconnaissance Automatique de Documents ou RAD est un outil qui permet d’identifier la nature d’un document grâce à son image numérique. De ce fait, elle effectue des tris électroniques d’images dans le but de les regrouper et de les classer dans un système de GED. La RAD se base normalement sur quelques éléments de mise en page qui sont présents dans les documents à traiter, tels que les codes-barres, les fonds de page, le QRcode et les logos de l’entreprise concernée. C’est pour cette raison donc que la RAD est reconnue comme étant un logiciel d’archivage et de numérisation indispensable en matière professionnelle car d’un côté, il peut permettre à presque tous les services et directions d’une entreprise d’accroître leur productivité en réalisant leurs activités rapidement et de façon automatisée. Et d’un autre côté, en tant que GED, la RAD ne demande plus que très peu d’efforts physiques avec des coûts réduits vu que certains coûts liés aux opérations manuelles sont supprimés, dont : les coûts de traitement et les coûts d’archivage.