La dématérialisation fiscale, une manière d’uniformiser les factures !
Petit à petit, l’Etat français pousse les entreprises à appliquer la dématérialisation de documents notamment dans le domaine fiscal. Il développe de nombreux cadres légaux qui régissent cette nouvelle forme de présentation de documents et mentionnent dans plusieurs articles les normes qui doivent être respectées par les factures dématérialisées. Ainsi, le fait de communiquer des factures sous format électronique est devenu une obligation pour les entreprises, surtout en ce moment pour les grandes entreprises, pour les personnes publiques et pour les entreprises de tailles intermédiaires. L’Etat envisage même de cibler aussi les PME et les micro-entreprises dans les deux prochaines années.
Les étapes essentielles en matière de dématérialisation de factures
L’objectif de la dématérialisation des factures est simple. Elle vise à ce que tous les utilisateurs puissent lire les factures par ordinateur tout en bénéficiant d’un traitement automatique des données. D’où la nécessité de la réalisation de deux étapes essentielles en matière de dématérialisation fiscale : la signature électronique des factures et leur archivage. Tout d’abord, concernant la signature électronique des factures, elle est établie dans le but d’attribuer une certification électronique à chaque document chiffré. Ce qui prouve l’intégrité des factures et ce qui permet également d’authentifier le signataire concerné. Les factures sont donc signées électroniquement par un tiers tel qu’un prestataire de services de certification électronique ou une autorité de certification. Et ce tiers peut le signer une par une ou par lot. Ensuite, concernant l’archivage de factures, il s’agit d’une étape très importante, car une entreprise est tenue de conserver pendant au moins dix ans ses factures. Par conséquent, l’entreprise est obligée d’utiliser des logiciels de stockage ou des coffres forts électroniques qui sont conformes aux règlementations légales et qui permettent de retracer rapidement l’historique des documents. L’idéal pour l’entreprise est aussi de pouvoir retrouver immédiatement les factures en cas de besoin et aussi d’avoir en permanence à sa disposition un double électronique des factures et de garantir l’authenticité et la pérennité de ces derniers.
Les caractéristiques et les avantages de dématérialisation fiscale
On distingue deux formes de factures dématérialisées : les factures structurées et les factures non structurées. Les premières sont celles qui suivent des normes d’échanges de données informatisées qui sont approuvées par l’administration fiscale, et les secondes sont plus simples et irréversibles. Les factures structurées utilisent des formats électroniques spécifiques tels que l’EDI et le XML ; tandis que les factures non structurées sont éditées avec des formats PDF ou JPEG, voire même avec Word et Excel. Le choix des entreprises entre ces deux factures est souvent en fonction de leur coût, car il se trouve que la solution de dématérialisation structurée les oblige à faire appel à plusieurs prestataires alors qu’avec la dématérialisation non structurée, aucune intervention de ces derniers n’est nécessaire. Par ailleurs, il y a lieu de rappeler que la dématérialisation fiscale bénéficie aussi de tous les autres avantages de la dématérialisation de documents en général, à savoir : le gain de temps, le gain d’espace, la participation au développement durable, le gain de productivité, les gains financiers, l’automatisation des tâches, la disponibilité des informations en ligne et à tout moment, la valeur probante des documents et la facilité de la communication des documents.